Decreto Nº1742/18

Decreto Nº 1742/18

Nueve de Julio, 17/05/2018

ARCHIVO MUNICIPAL- REGLAMENTO.

Visto

El expediente Nº 4082-2804/2017 “Secretaría de Gobierno – Reglamentación Archivo Municipal” y la Nota Circular Nº 18/84 del Archivo Histórico de la Provincia de Buenos Ares .

Considerando

Que existen normas legales relativas a determinación de plazos de archivo de las Actividades Administrativas (art. 283 de la Ley Orgánica de las municipalidades, Circular 18/84 del Archivo Histórico de la Provincia de Buenos Aires).

La revalorización archivística que se hace en la actualidad, teniendo a los archivos como fieles testigos de las actuaciones administrativas de las instituciones, su historia y evolución;

Que se debe observar y conocer el ciclo vital del documento respetando los plazos legales correspondientes.

Que ante ello resulta necesario determinar una reglamentación que establezca una serie de pautas para el funcionamiento del Archivo municipal de la Ciudad de 9 de Julio.

Que para así proceder debe de contemplarse lo dispuesto en la circular N.º 18/84 del Archivo Histórico, por medio de la cual se establecen los plazos de archivo de las actuaciones de la administración publica municipal de carácter ordinario que por su contenido y objeto no poseen trascendencia legal ni jurídica y de los que aún pudiendo tener utilidad sean asentadas en fichas u otro sistema que permita guardar constancia fiel y detallada de ellas .

Por ello, el Intendente Municipal de 9 de Julio, en uso de sus atribuciones, DECRETA:

ARTICULO 1º: Fijase por el presente el “Régimen General de Archivo” para las actuaciones que se tramitan en la Administración Pública de la Municipalidad de 9 de Julio, conforme se detalla en Anexo I, debiendo tenerse en cuenta la Circular N°18/84 que en Anexo II se adjunta, los cuales forman parte integra del presente.

ARTICULO 2º: Refrenda el presente Decreto el Señor Secretario de Gobierno.

ARTICULO 5º: Comuníquese a quienes corresponda y regístrese.

ANEXO I 1

– MODALIDAD DE ARCHIVO:

1.1 El material a archivar debe ser manipulado con sumo cuidado el tiempo que permanezca en la oficina productora, y en su traslado al Archivo, en cada caso de aquellos documentos que son de guarda permanente como por ejemplo , Decretos, Resoluciones y Ordenanzas deberán conservarse además de soporte papel una copia digitalizada en Archivo PDF en CD o en memoria externa donde conste año, Número y Tipo.

1.1.a El material a archivar será recibido exclusivamente si se cumple con lo siguiente:

1.1.b El jefe de área presentara nota por mesa de entradas al responsable del archivo, especificando la cantidad de documentos que necesita archivar.

1.1.c Ordenados en caja y/o paquetes numerados en el frente con una altura de 15 cm.

1.1.e Nombre del área, departamento, división u oficina de origen.

1.1.f Consignar el periodo del archivo a cumplirse de las actuaciones Administrativas de acuerdo a las norma legales vigentes.

1.2 En el primer trimestre de cada año el responsable del archivo conjuntamente con el jefe de cada área procederá a invalidar las actuaciones que hayan cumplido su plazo de archivo en el año calendario inmediato anterior, consignándolo en el registro correspondiente, e informando por nota al archivo histórico el material que ha perdido vigencia para su selección antes de su destrucción.

2 – REGISTROS:

2.1 – REGISTRO DE CONTENIDO: En el mismo se consignarán las altas y bajas, documentación archivada, por área, tipos de documentación, año y lugar de archivo.

2.2 – REGISTRO DE MOVIMIENTO DIARIO: Constará de una parte de Entradas y otra de Salidas y en cada una Oficina de origen, Oficina de Destino, Tipo de Documento, Solicitado por, Retirado por, Fecha, Plazo, N.º de Folios y Firma.

2.3 – REGISTRO DE CONSULTAS: Se dejará constancia del consultante, motivo, tipo de documentación consultada y horario, si existe orden de duplicación.

3 – PLAZOS: Cada responsable del área dejará constancia escrita del plazo de archivo de las actuaciones, en virtud de lo establecido el respecto por las normas vigentes.

4 – CONSULTA Y RETIRO DE DOCUMENTACIÓN En caso de que desde las distintas áreas del municipio se requiera consultar o retirar documentación del Archivo Municipal, el Jefe o encargado del archivo deberá de llevar un registro donde conste el motivo de la consulta y el registro de la documentación retirada con descripción exacta del documento requerido, la firma del titular del área solicitante y la de quien lo recibe.

ANEXO II

– CIRCULAR N.º 18/84 Nota Circular N.º 18(84)

Las actuaciones de la Administración Pública Municipal, expedientes, planillas, etc de carácter ordinario que por su contenido y objeto no poseen trascendencia legal ni jurídica- administrativa posterior, y los que aún pudiendo tener utilidad -constancia de asistencia, inasistencia, licencias, solicitudes de todo tipo, sumarios sin sanciones, etc.- sean asentadas en fichas u otro sistema que permita guardar constancia fiel y detalladas de ellas, deben ser destruidas de inmediato una vez cumplidas sus finalidades.

PLAZOS DE ARCHIVO POR UN AÑO

- Actas de infracciones a normas de publicidad y propaganda, tránsito, salubridad pública, espectáculos públicos, animales sueltos en la vía pública. - Ampliación crediticia en partidas de distintas reparticiones. - Arreglos de cercas y aceras de particulares.

- Certificados varios. - Comunicaciones de actividades, asambleas, etc, de entidades.

- Comunicaciones corrientes una vez cumplido el cometido para el que fueron remitidos.

- Consultas de orden legal y asesoramiento.

- Certificación de servicios al Estado.

- Declaraciones juradas. Devolución de locales a propietarios.

- Exención de pago de impuestos como solicitud denegada. - Gravámenes prendarios (tomas de razón). - Habilitación de industrias, comercios, etc. denegados. - Iniciativas o sugerencias del personal o particulares. - Multas impagas cuya percepción carezca de interés fiscal. - Multas por infracciones cobradas.

- Notas solicitando aprobación de planos de mensura, subdivisiones, anexión, etc. Ornamentaciones.

- Oficios del Poder Judicial, solicitud de informes judiciales. - Pedidos de arreglos de edificios fiscales una vez finalizada la obra. * Pedidos de colocación de lámparas de alumbrado público.

- Pedido de víveres. - Permisos para espectáculos públicos no permanentes, funcionamiento de circos, calesitas, parques de juegos, entretenimientos, corsos.

- Permisos para realizar carreras.

- Permisos de ocupación de veredas.

- Permisos para realizar actos públicos.

- Permisos de libre estacionamiento.

- Plazas, mejoras de canteros, luces, eta

- Policía, notas sobre solicitud de inhumaciones o pedidos de información sobre lugar de inhumación.

- Solicitud de préstamos de salas teatrales y similares.

- Reajuste de tarifas del transporte de colectivos.

- Solicitud de duplicados de certificados habilitantes.

- Solicitud de terreno municipal denegada.

- Solicitud de reincorporación no concedida.

- Solicitud de designación, ascenso, eta. Traslados.

- Solicitudes particulares denegadas.

- Solicitudes de habilitaciones provisorias..

- Solicitud de desinfección o sus certificados.

PLAZO DE ARCHIVO POR TRES AÑOS.

Copias de informes. • Denuncias sobre prestación irregular de servicios públicos.

- Denuncias varias.

- Denuncias por infracción a ordenanzas y disposiciones municipales (cuando se hayan substanciado las actuaciones).

- Reclamos de valuaciones. Aclaración sobre pagos (ver 10 años).

- Remitos de expedientes. - Rifas, expedientes autorizados.

- Solicitud de certificado de final de obra. - Solicitud de inscripción de registros (desglosados los títulos y documentos acreditados).

- Solicitudes de información o certificaciones.

- Solicitud de liquidación de suma adeudada

-Solicitud de pago de haberes o subsidios familiares

- Sumarios administrativos de los que resultaren sobreseídos los imputados, o con sanciones menores o de hechos en que no hubieren infligido perjuicios al patrimonio municipal.

- Solicitud de arreglo de la red vial municipal.

- Solicitud de ayuda personal. -Venta de materiales.

PLAZO DE ARCHIVO POR CINCO AÑOS.

- Accidentes de automotores. - Canje de animales.

- Compra de animales.

- Contratación de servicios para terceros.

- Demoliciones. - Fijación de líneas y ochavas municipales.

- Habilitación de anuncios publicitarios.

- Habilitación de juegos infantiles y entretenimientos.

- Informes estadísticos nacionales o provinciales.

- Inspección técnica y administrativa que no originen sumario.

- Provisión de elementos inventariables a dependencias oficiales o privadas.

- Régimen patrimonial. Su documentación.

PLAZO DE ARCHIVO POR DIEZ AÑOS.

- Accidentes de trabajo.

- Actas de arqueo de valores y de fiscalización impositiva.,

- Antecedentes de contratos y locaciones de servicios no vigentes,

- Antigüedad de servicios prestados, documentos relativos.

- Cese de industrias / comercios /otras actividades.

- Contratos artísticos. - Daños al patrimonio municipal, sumarios.

- Denuncias sobre deficiencias en propiedades.

- Devolución de pagos de impuestos. ' Documentación contable (excepto inventarios y balances) que carezcan de valoración histórica (aprobada la rendición por el Tribunal de Cuentas).

- Documentos de tesorería, libros de contabilidad, planillas de sueldos, recibos (aprobada la rendición de cuentas).

- Estadística de construcción.

- Exención de pago de impuestos concedidos.

- Fianzas, depósitos de garantías no devueltas.

- Habilitación de transportes escolares.

-Jubilación, renuncias para acogerse a las mismas.

- Inscripción en el Registro de entidades municipales o provinciales, previo desglose de documentación esencial para los legales.

- Juicios de apremios, con monto percibido, perimido o prescripto.

- Impuestos impagos por perención, prescripción o carencia de interés fiscal.

- Libretas o talonarios de pagos de expedientes y/o trámites internos.

- Licitación, adjudicación, contratación y ejecución de obras (pavimentación, repavimentación, señalización vertical y horizontal y alumbrado) a la recepción definitiva de las mismas.

- personal, antecedentes para su designación.

- Provisión de materiales a sociedades de fomento, solicitud concedida.

- Habilitación de servicios de taxímetros y remises.

- Reclamo de impuestos generales. - Reclamo de valuaciones.

- Solicitud de baja de impuestos.

- Solicitud de puestos de feria franca, habilitación de kioscos, habilitación de transporte de sustancias alimenticias concedidos.

- Pago de impuestos en cuotas, solicitud concedida.

- Subsidios, cesiones, préstamos a entidades de bien público.

- Subsidios otorgados, rendición de cuentas aprobadas por el Tribunal de Cuentas.

PLAZO DE ARCHIVO POR VEINTE AÑOS.

- Actuaciones y comprobantes de compras o donaciones de bienes muebles y elementos ¡nventariables.

- Registros de contribuyentes en general.

- Actuaciones en donde exista interés público o particulares, comprometidos por un lapso no determinable. . Actuaciones que tuvieran valor histórico o jurisprudencia¡ o estadístico.

- Adquisición de inmuebles.

- Antecedentes de información básica que dieron origen a ordenanzas, decretos y disposiciones reglamentarias vigentes.

- Arrendamientos de nichos y sepulturas.

- Comercios, una vez producido su cierre.

- Concesiones de terreno para bóvedas.

- Construcción de bóvedas y panteones.

■ Concesiones y convenios con empresas de servicios.

- Convenios o contratos entre organismos o con entidades privadas.

- Contratos de locación de obras y servicios.

- Creación y clausura de dependencias municipales.

- Demoliciones o refacciones de edificios públicos.

- Devolución de depósitos de garantías.

- Documentación administrativa contable de valoración históricas.

- Donaciones. - Escrituras de bienes municipales.

- Expedientes que hubieran derivado en actuaciones judiciales.

- Expedientes que hubieran dado lugar a demandas contencioso administrativas.

- Expedientes relacionados con obras públicas contratadas o por administración.

- Habilitación de locales. - Inventarios y balances municipales. - Legajos personales.

- licitación, adjudicación, contratación, ejecución y recepción definitiva de obras públicas.

- Minutas de dominio.

- Obras y edificios municipales construidos, pavimentos, reconstrucción, conservación, alumbrado público.

- Obras de infraestructura urbana con exclusión de aquellos de carácter transitorio.

- Planos de obras particulares, permisos de edificación.

- Planos de donación de tierras, apertura de calles, plazas y caminos.

- Registro de cementerio. - Transferencia de habilitaciones.

- Transporte automotor colectivo de pasajeros, habilitación de líneas.- Transferencia de instalaciones.