Decreto Nº3286/18

Decreto Nº 3286/18

Nueve de Julio, 17/09/2018

REGLAMENTO GDE 9 DE JULIO.

Visto

Que para la implementación del sistema GDE se requiere reglamentar aspectos operativos del sistema.

El Expte Nº 4082-1736/2018.

Considerando

Que la Municipalidad de Nueve de Julio adhirió a la Ley Provincial N°13.666/07, la cual a su vez se adhiere a la Ley Nacional N°25.506/01 de Firma Digital;

Que la Municipalidad de Nueve de Julio adhirió al Decreto Nacional N° 434/16 sobre Plan de Modernización del Estado;

Que la Municipalidad de Nueve de Julio dispuso la implementación del sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE);

Que para concretar el proceso de modernización propuesto por esta administración, es necesario reglamentar aspectos operativos del sistema GDE;

 

Por ello; el intendente municipal en uso de sus atribuciones,DECRETA:

ARTICULO 1°: Apruébase el "Reglamento de Uso y Administración de GDE", que como Anexo I, forma parte del presente Decreto.

ARTICULO 2°: Apruébase el "Reglamento para la Gestión de Actuaciones y Procedimientos Administrativos en GDE", que como Anexo II, forma parte del presente Decreto.

ARTICULO 3°: Refréndase el presente Decreto por el Señor Secretario General. .-

ARTICULO 3°: Comuníquese a quien corresponda, dese al Registro General y Archívese.-

ANEXO I

"REGLAMENTO DE USO Y ADMINISTRACION DE GDE"

ARTICULO 1. El Sistema de Gestión. Documental Electrónica - GDE- actuar y como sistema integrado de caratulación, numeración, seguimiento y registraron de movimientos de actuaciones y expedientes de la Municipalidad de Nueve de Julio. GDE operara como plataforma horizontal informática de generación de documentos y expedientes digitales creados por medios electrónicos, registros y otros contenedores a los fines de facilitar la gestión documental, el acceso y la perdurabilidad de la información, la reducción de los plazos en las tramitaciones y el seguimiento de cada expediente.

ARTICULO 2. Serán de aplicación obligatoria para todos los agentes funcionarios municipales, conforme los plazos y condiciones que establezca la Autoridad Administradora, el Sistema GDE y los siguientes módulos: GEDO - Generador Electrónico de Documentos Oficiales; CCOO - Comunicaciones Oficiales; EE - Expediente Electrónico; LUE Legajo Único Electrónico, entre otros.

ARTICULO 3. La Asesoría Legal y Técnica, o la repartición que en el futuro la reemplace, será la Autoridad Administradora de GDE. Serán atribuciones de la Autoridad Administradora, o quien esta designar

a) Administrar y dar soporte en forma integral a GDE;

b) Brindar la asistencia técnica necesaria para la implementación y funcionamiento de GDE;

c) Habilitar a los Administradores Centrales y Locales;

d) Elaborar, aprobar y actualizar el nomenclador de actuaciones administrativas y del motivo del expediente;

e) Elaborar, aprobar y actualizar las tablas referenciales;

f) Aprobar el procedimiento para las altas, bajas y modificaciones de usuarios de GDE;

g) Asignar, dar de baja y modificar usuarios y permisos;

h) Auditar y controlar el funcionamiento, los usuarios y el ingreso de datos a GDE;

i) Capacitar y prestar asistencia a los administradores locales y centrales del sistema;

j) Elaborar, aprobar y actualizar el listado de sellos genéricos indicadores del cargo o función que acompañan a la firma electrónica o digital;

k) Establecer, en virtud de la incorporación de las nuevas herramientas de tecnología de firma digital, los documentos a iniciar en el Modulo GEDO;

l) Modificar el "Reglamento de Uso y Administración de GDE";

m) Aprobar los cronogramas de revelamiento de los procesos y determinar progresivamente los procedimientos y tramites que deberán gestionarse a través de GDE.

n) Dictar las normas reglamentarias, complementarias y aclaratorias del presente a los fines de la implementación, control y ejecución de GDE.

ARTICULO 4. Los documentos y actos administrativos confeccionados a través de los módulos de GDE, serial firmados con firma electrónica o firma digital, según corresponda, y tendrán idéntica eficacia jurídica y valor probatorio que sus equivalentes en soporte papel o cualquier otro soporte que se utilice a la fecha de entrada en vigencia del presente.

ARTICULO 5. El Administrador Local tendrá competencia para poder crear y modificar usuarios (con sus respectivos permisos y roles) y sectores dentro de la repartición a la cual administra.

ARTICULO 6. El Administrador Central tendrá las siguientes competencias:

a) Alta, modificación y baja de usuarios, sellos, sectores, reparticiones, y

estructuras

b) Generaci6n y modificación de nuevos tipos de documentos oficiales

c) Alta, modificación y baja de Extracto y Código de Tramite en el módulo Expediente Electrónico

ARTICULO 7. Sera responsabilidad de los usuarios del sistema mantener el resguardo y control de su clave de usuario, debiendo salvaguardar la confidencialidad de dicho dato e impedir su divulgación, siendo pasibles de las sanciones que correspondieran, en caso de incumplimiento.

ANEXO II

"REGLAMENTO PARA LA GESTION DE ACTUACIONES Y

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS EN SOPORTE ELECTRONICO"

ARTICULO 1.El presente regula el inicio, ordenamiento, registro y circulación de actuaciones administrativas en soporte electrónico gestionadas mediante el Sistema de Gestión Documental Electrónica- GDE-.

ARTICULO 2. Constituye una actuación a los fines del presente, un expediente, un documento, un registro o las que en el futuro se establezcan.

ARTICULO 3. Expediente Electrónico: es el conjunto ordenado de documentos en soporte electrónico que proporcionan información sobre un mismo asunto y sirven de antecedente y fundamento para su gestión o resolución.

ARTICULO 4. Documento Electrónico: entidad identificada y estructurada que comprende texto, gráficos, sonido, imágenes o cualquier clase de datos e información.

ARTICULO 5. Gestión de actuaciones en GDE: toda actuación en soporte electrónico se gestiona por los siguientes módulos del EU (Escritorio Único) y los que en el futuro se establezcan:

Modulo Descripción

EE Expediente Electrónico

CCOO Comunicaciones Oficiales

GEDO Generador de Documentos Oficiales

PF Porta Firma

ARCH Archivo

ARTICULO 6. La descripción funcional y técnica para la correcta utilización de cada módulo del GDE se encuentra en los Manuales e Instructivos correspondientes publicados en la página web de la Secretaria Legal y Técnica, los cuales, son aprobados por la misma, o la repartición que en el futuro la reemplace.

ARTICULO 7. Usuarios GDE: es requisito para la utilización de GDE poseer un Único usuario para operar cualquiera de sus módulos.

ARTICULO 8. Expediente Electrónico. Identificación de los expedientes: los expedientes electrotécnicos se identifican con los siguientes datos:

8.1. Código: EX (Acrónimo)

8.2. corresponde al ano vigente, cuatro dígitos (0000).

8.3. Número: se numera con número GDE de ocho dígitos consecutivos (00.000.000) con renovación anual.

8.4. Acrónimo de la Localidad de Nueve de Julio: MUNINUE

8.5. Sigla de la repartición iniciadora.

8.6. Descripción del motivo: breve descripción del tema.

8.7. Código y descripción de motivo: alfanumérico, registrado en el Nomenclador de Motivos (lista de trámites que originan la apertura de un expediente o actuación. administrativa. Es uno de los elementos informativos que integran la carátula).

8.8. Fecha de alta registrada en GDE.

ARTICULO 9. Caratulacion: Todo expediente electrónico debe caratularse conforme al Nomenclador de Motivos. La caratulacion de los expedientes electrónicos es determinada por la Municipalidad de Nueve de Julio a través de la Autoridad Administradora, quedando registrada la carátula en GDE. A los particulares que propicien tramites ante la mesa de entrada de la Municipalidad de Quilmes se les entrega el duplicado de la carátula como constancia de inicio del tramite.

ARTICULO 10. Estados: son estados del expediente electrónico, la

iniciación, la tramitación, la subsanación, la comunicación y la guarda

temporal.

ARTICULO 11. Tipos de tramitación: los expedientes pueden tramitase seglan las diferentes formas descriptas a continuación y las que en el futuro se establezcan, de conformidad con el Manual de Expediente Electrónico, aprobado por la Autoridad Administradora, o quien esta designe, y publicado en la página web de la Secretaria Legal y Técnica:

11.1. Asociaci6n de Expedientes: permite relacionar uno o más expedientes

solo como consulta.

11.2. Fusión de Expedientes: permite incorporar uno o varios expedientes o

alcances a otro, pasando a formar un Único expediente.

11.3. Tramitación Conjunta de Expedientes: permite la incorporación de un

grupo de expedientes durante un tiempo sin que pierdan su individualidad.

Dichos expedientes pueden ser separados en cualquier momento.

11.4. Tramitaci6n en paralelo de Expedientes: permite la tramitación en

forma paralela de un expediente conservando su control el usuario que

realice el pase múltiple del expediente.

ARTICULO 12. Documentos Electrónicos. Documentos oficiales: Todos los documentos deben ser creados, registrados, firmados y archivados utilizando el módulo GEDO de GDE.

ARTICULO 13. Subsanación de errores materiales: los documentos vinculados por error a alguna de las actuaciones en soporte electrónico pueden ser objeto de restricción de vista de conformidad con el procedimiento que determine la Autoridad Administradora de GDE, o

quien esta designe.

ARTICULO 14. Documentos y motivos con carácter reservado: cuando en virtud de las normas que regulan la materia, un documento o motivo deba tener carácter reservado, el organismo iniciador debe solicitarlo de conformidad con el procedimiento que determine la Autoridad Administradora de GDE, o quien esta designe.

ARTICULO 15. Tipos de documento GEDO: los tipos de documento gestionados por la Municipalidad de Nueve de Julio a través de la Autoridad Administradora son administrados por GDE a través del módulo Identificaron de documentos GEDO: todo documento se identifica en

GDE en forma alfanumérica y su numeraci6n es correlativa.

ARTICULO 16. Datos Propios: todos los documentos electrónicos se identifican con los siguientes datos propios:

16.1. Tipo de documento.

16.2. Numero GDE.

16.3. 1\Número especial: identifica a aquellos documentos que requieran una numeración correlativa e individual para el organismo que los genera.

16.4. Sigla de la repartición a la cual pertenece el usuario firmante.

16.5. Alío.

16.6. Fecha de generación del documento.

16.7. Referencia.

16.8. Contenido/ texto del documento.

ARTICULO 17. Formulario controlado: es un formulario con formato predefinido. Presenta campos para completar. Los valores cargados se intercalan en un texto rediseñado. Genera un documento con párrafos preestablecidos y con la información cargada.

ARTICULO 18. Porta Firma: permite administrar la firma de los documentos electrónicos. Ofrece algunas opciones como la firma de documentos según el usuario que remitió la tarea o la posibilidad de firmar varios documentos al mismo tiempo. Funciona como una bandeja de firmas virtual.

ARTICULO 19. Repositorio Único de Documentos: (RUDO) tiene la función de centralizar, contener y conservar la totalidad de documentos electrónicos obrantes en dicho sistema, asegurando su integridad, accesibilidad y disponibilidad.

ARTICULO 20. Digitalización de documentos: los documentos en soporte papel presentados ante la mesa de entrada de la Municipalidad de 9 de Julio, que tengan relación con una actuaci6n en soporte electrónico, deben ser digitalizados según el procedimiento que establezca la Autoridad Administradora de GDE, o quien esta designe.

ARTICULO 21. Archivo de documentos: todos los documentos creados utilizando GEDO son automáticamente archivados en el Repositorio Único de Documentos Oficiales -RUDO- de GDE. Los documentos originales en soporte papel deben ser previamente digitalizados a fin de ser archivados en RUDO, de conformidad con el procedimiento que establezca la Autoridad Administradora de GDE, o quien esta designe. En los casos excepcionales en que es necesario archivar documentos en soporte papel, ello es llevado a cabo por las reparticiones que correspondan, debiendo tener en consideración los plazos de guarda y archivo que las normas impongan expresamente. El documento original en soporte papel debe ser devuelto al presentante, salvo que la normativa vigente en la materia indique lo contrario, en cuyo caso la administración debe proceder a su guarda, entregando al presentante una copia del documento electrónico generado en GDE.

ARTICULO 22. Archivo de Expedientes: los Expedientes en soporte Electrónico se archivan según el procedimiento de Guarda Temporal, Archivo y Recuperaci6n que establezca la Autoridad Administradora de GDE, de conformidad con las normas que rigen la materia.

ARTICULO 23. Transición del proceso de migración de expediente papel a expediente electrónico: todos aquellos expedientes que se hayan iniciado en formato papel con anterioridad al decreto que determine que los de su nomenclatura deberán iniciarse por el sistema GDE, seguirán hasta su

finalización en formato papel.

ARTÍCULO 24°: Regístrese, publíquese