Decreto Nº1885/23

Decreto Nº 1885/23

Coronel Pringles, 18/12/2023

Visto

que resulta necesario regularizar un procedimiento ágil y funcional parta la correcta y expedita tramitación de los expedientes administrativos; y

Considerando

Que el gasto que insume la formación de un expediente en cuanto a tinta y papel es exorbitante e innecesario en los tiempos que corren, además de ello, son materiales costosos y contaminantes;

Que a efectos de evitar dispendios innecesarios, corresponde prescindir de ciertos pasos que insumen tiempo y gastos  excesivos o al menos modificar la forma de su realización;

Que la forma en que actualmente los expedientes pasan de una oficina a otra a fin de que se expida el idóneo en la materia, no solo consume tiempo, trabajo de personal, papel y tinta, sino que además resulta inevitable el traslado físico de los mismos a las distintas dependencias municipales, pasando previamente de ida y vuelta por Mesa de Entradas, lo que hace incurrir en gastos de tiempo, afectar personal al efecto, gasto de combustible, entre otros;

Que dicho procedimiento físico puede evitarse si la oficina que centra el expediente por la materia que corresponda, envía mail a otra área a efectos de obtener una respuesta o requerir informe que se requiera para el caso;

Que el mail recibido de casilla oficial de una dependencia comunal, tiene idéntico valor que una nota presentada en expediente, y esta es una solución sencilla y al alcance de toda oficina, para evitar gastos innecesarios;

Que para posibilitar lo arriba explicado, el expediente iniciado debe centrarse en un área (Secretaria, Dirección, Coordinación), la correspondiente a la  materia que versa el expediente y evitar el pase físico del expediente de una oficina a otra, si ello no resulta totalmente necesario;

Que en consecuencia los movimientos deberán efectuarse vía mail, requiriéndose la información con formato de nota fechada y agregando la documentación necesaria en archivo adjunto (ejemplo expediente escaneado), y las respuestas que se reciban por el mismo medio y forma, se adjuntarán al expediente, agregando lo absolutamente necesario, evitando imprimir documentación superflua o redundante;

Que la productividad y pérdidas que genera el consumo de tintas, energía y papel  resulta muy onerosa para la comuna, máxime en el contexto de crisis actual, por lo que se requiere se imprima solo lo absolutamente necesario utilizando las impresoras de cada oficina en el formato de impresión más económico;

Por ello; en uso de las facultades que le son propias;

EL INTENDENTE MUNICIPAL

D E C R E T A

ARTICULO 1°: Apruébese y autorícese la utilización nuevo protocolo de actuación respecto a la formación y tramitación de expedientes administrativos municipales que se detalla a continuación:

 

PROTOCOLO DE ACTUACIÓN PARA LA TRAMITACIÓN DE EXPEDIENTES MUNICIPALES:

 

PRIMERO: MESA DE ENTRADA: Quien requiera una decisión o una prestación de la administración municipal, iniciara su solicitud ingresando la nota o formulario correspondiente en la Mesa General de Entradas del Palacio Municipal, en ese mismo acto deberá agregar toda la documentación que obre en su poder. Una vez recepcionado ello, se caratulara y dará número al expediente, girándose luego a la oficina o dependencia municipal que corresponda según la materia principal sobre la que versare la solicitud.

SEGUNDO: La oficina receptora del expediente lo detentara físicamente, centrara su tramitación y dará curso a la solicitud según corresponda, solicitara la documentación necesaria o la producción de informes pertinentes a fin de resolver la petición. Dichas solicitudes y sus respuestas se cursará vía e-mail a través de correos electrónicos oficiales de las oficinas que requieran y/o expidan las respuestas e informes solicitados, adjuntando al mismo tiempo toda la documentación que corresponda, escaneando la misma si existiera en formato físico (papel).

La solicitud de información, sus repuestas, documentación e informes remitidos desde la dirección de correo electrónico oficial de la oficina pertinente, será considerada autentica y fehaciente a los efectos de la tramitación del expediente  y la formación de actos administrativos.

El traslado físico del expediente desde una oficina a otra, la producción y agregado de documentación en formato físico solo se efectuara cuando dicha forma sea imprescindible e insalvable a los efectos de la toma de las decisiones administrativas válidas.

TERCERO: Reunida la información necesaria, con el dictamen correspondiente se remitirá el expediente al Departamento de Despacho a fin de concretar el acto administrativo consecuente, hecho ello se enviara a la oficina que corresponda a fin de efectuar las notificaciones del caso, o pasaran las actuaciones a la Mesa General de Entradas para su archivo, según corresponda.

ARTICULO 2°: Autorícese centrar los expedientes en la oficina que corresponda por materia, y a esta a realizar los movimientos de los actuados vía e-mail, utilizando las direcciones de correo electrónico oficiales de cada una de las dependencias municipales, efectuándose los pases de expediente de forma física solo cuando ello que resulte totalmente necesario. 

ARTICULO 3°: Requiérase a las distintas dependencia municipales evitar el uso excesivo de insumos de impresión, haciendo utilización mínima de papel y tinta.                

ARTICULO 4°: Cúmplase, Comuníquese, publíquese, dese al R.O. y archívese.

 

REGISTRADO BAJO EL N° 1.885/23.